Datenschutz

Stand: 12. Oktober 2026

Hier erfährst du, welche personenbezogenen Daten ich beim Besuch der Caring-Words-Website, bei einer Anfrage, einem Sprachcheck, einer Kleingruppenvormerkung, bei Feedback oder einer Terminbuchung verarbeite. Der Learning Space unter learning.cwcaringwords.com ist eine separate Anwendung mit eigenen Datenschutzhinweisen. Diese Website-Erklärung ersetzt nicht die gesonderten Datenschutzinformationen für Kund:innen und Teilnehmende.

1. Wer ist verantwortlich?

Chantal-Isabell Wywiol · Caring Words
Liegnitzer Str. 19
60598 Frankfurt am Main · Deutschland
E-Mail: hello@cwcaringwords.com
Telefon: +49 1512 0027575

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung deiner Rechte kannst du dich direkt an mich wenden. Eine gesonderte Datenschutzbeauftragte oder ein gesonderter Datenschutzbeauftragter ist nach dem derzeit dokumentierten Unternehmensstand nicht bestellt.

2. Website und Google Workspace

Meine Website wird mit Google Sites bereitgestellt. Für geschäftliche E-Mails, Dokumente, Anfragen und Termine verwende ich Google Workspace Business Starter. Die Vertrags- und Rechnungsunterlagen weisen Google Cloud EMEA Limited, Irland, als Anbieterin aus. 

Wenn du die Website aufrufst, werden zur Übertragung, Darstellung und Absicherung technisch erforderliche Daten verarbeitet. Dazu können insbesondere deine IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene URL, technische Browser-/Geräteinformationen, Verbindungs-, Fehler- und Sicherheitsdaten gehören. Die Verarbeitung dient dem sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website. Rechtsgrundlage für die von mir veranlasste Websitebereitstellung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; berechtigtes Interesse ist die zuverlässige und sichere Präsentation meines Angebots. Zugriffe auf dein Endgerät werden gesondert in Abschnitt 5 erklärt.

Google unterscheidet zwischen Kundendaten (beispielsweise übermittelte Formularantworten) und Dienstedaten aus der Verwaltung und Nutzung der Google-Dienste. Für bestimmte Dienstedaten verarbeitet Google Informationen in eigener Verantwortung; hierzu gelten die Google Cloud Privacy Notice und die jeweils einschlägigen Google-Bedingungen. Für erfasste Kundendaten richtet sich die Auftragsverarbeitung nach den geltenden vertraglichen Datenschutzbestimmungen. 

3. Kontaktaufnahme, Anfragen, Feedback und Terminvereinbarung

3.1 E-Mail und Telefon

Wenn du mich per E-Mail oder Telefon kontaktierst, verarbeite ich deine angegebenen Kontaktdaten, deine Nachricht und die zur Bearbeitung erforderlichen Kommunikationsdaten. Bei einer eigenen Anfrage zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; bei allgemeinen geschäftlichen Anliegen oder bei Kontakt durch eine Unternehmensansprechperson Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse ist die ordentliche Beantwortung des Anliegens. Soweit gesetzliche Dokumentationspflichten eingreifen, kommt Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO hinzu.

3.2 Google Forms – unverbindliches Anfrageformular

Auf der Kontaktseite ist ein Google-Forms-Anfrageformular verlinkt. Du öffnest dafür eine eigene Google-Seite. Derzeit sind Name und Kontakt-E-Mail-Adresse Pflichtangaben; die Telefonnummer ist freiwillig. Das Formular fragt zunächst die Art des Anliegens ab und zeigt passende weitere Felder. Je nach Anfrage können dies insbesondere Sprache und Lernziel, Art der Unterstützung, Trainings- bzw. Unterrichtsformat, Termin- oder Zeitwünsche, Sprachstand, Schule/Klassenstufe und Rolle der anfragenden Person, Firmenname/gesuchte Leistung, Textart und Sprache, Umfang, Verwendungszweck sowie die in einer Nachricht freiwillig mitgeteilten Informationen sein. Einige Detailfelder sind freiwillig. Es gibt keine Dateiuploadfelder.

Ich nutze diese Angaben, um deine Anfrage einzuordnen, Rückfragen zu beantworten und gegebenenfalls ein persönliches Angebot vorzubereiten. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, wenn du selbst einen Vertrag anbahnst, sonst Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO zur Bearbeitung einer allgemeinen oder unternehmensbezogenen Anfrage. Bei Anfragen zu Minderjährigen werden nur die erforderlichen Angaben zur Sorgeberechtigung oder Lernbegleitung verarbeitet; der besondere Schutz von Kindern wird berücksichtigt. Ohne notwendige Kontakt- und Sachangaben kann ich die Anfrage möglicherweise nicht bearbeiten. Du kannst stattdessen E-Mail oder Telefon verwenden.

Die Antworten sind nach dem dokumentierten Formularstand nur im geschäftlichen Google-Forms-Konto für die Caring-Words-Inhaberin zugänglich. Es ist keine öffentliche Ergebnisübersicht und keine verknüpfte Antworttabelle eingerichtet. Eine automatische Google-Konto-E-Mail-Erfassung ist ausgeschaltet; die selbst angegebene Kontakt-E-Mail wird verarbeitet. Das Formular führt weder zu einem verbindlichen Vertrag noch zu einer Zahlung oder Newsletteranmeldung. Deine freiwillige Bestätigung „Datenschutzhinweise gelesen“ ist keine Einwilligung in Werbung.

3.3 Google Forms – Feedback, Anliegen und Beschwerden

Du kannst mir über das gesonderte Google-Forms-Formular Feedback, Verbesserungsvorschläge, organisatorische Anliegen oder Beschwerden mitteilen. Verarbeitet werden die gewählte Kategorie, dein Rückmeldungstext und deine Angabe, ob du eine persönliche Antwort wünschst. Ohne Antwortwunsch werden keine Kontaktfelder verlangt. Wenn du eine Antwort möchtest, ist eine Kontakt-E-Mail-Adresse erforderlich; deinen Namen kannst du freiwillig angeben. Eine automatische Erfassung deiner Google-Konto-E-Mail ist nach dem dokumentierten Stand ausgeschaltet.

Ich prüfe Rückmeldungen persönlich, kläre Anliegen und verbessere gegebenenfalls meine Leistungen. Für allgemeines Feedback und Qualitätsverbesserung nutze ich Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Qualität und Beschwerdemanagement). Soweit eine konkrete Vertragsleistung betroffen ist, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; für gesetzliche Datenschutz- oder Dokumentationspflichten gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Inhalte werden nicht automatisch als öffentliche Bewertung verwendet, und das Absenden führt nicht zu Werbung. Bitte sende keine unnötigen Gesundheitsdaten, Diagnosen oder vertraulichen Informationen über Dritte. Solche Angaben werden erforderlichenfalls gesondert geprüft und auf das notwendige Maß begrenzt.

Nach den zuletzt dokumentierten Einstellungen sind die Antworten nur der Inhaberin zugänglich. Es besteht keine verknüpfte Antworttabelle; öffentliche Ergebnisübersicht, Antwortkopien und automatisches nachträgliches Bearbeiten sind ausgeschaltet. Eine etwaige Weitergabe in einen geschützten Qualitätsvorgang ist nur für die sachliche Bearbeitung vorgesehen. Sensible Beschwerdeinhalte bleiben außerhalb einer allgemeinen Unternehmensübersicht.

3.4 Kostenloses 15-minütiges Kennenlerngespräch über Google Calendar

Wenn du für ein kostenloses 15-minütiges Kennenlerngespräch eine Google-Calendar-Terminbuchungsseite verwendest, werden für die Buchung dein Vorname, Nachname, deine E-Mail-Adresse, der von dir ausgewählte Termin einschließlich Zeitzone sowie gegebenenfalls freiwillige zusätzliche Angaben verarbeitet. Diese Daten dienen ausschließlich der Terminvereinbarung, der Vermeidung von Doppelbuchungen, der Bestätigung und der weiteren Terminorganisation. Eine Buchung ist keine kostenpflichtige Leistungsbestellung und keine Newsletteranmeldung.

Bei der Verwendung von Google Calendar wird der Termin in meinem geschäftlichen Kalender angelegt. Je nach tatsächlicher Einstellung erstellt Google einen Google-Meet-Link, übermittelt eine Buchungsbestätigung und gegebenenfalls Terminbenachrichtigungen. Eine Absage bzw. Umbuchung wird im Kalender und in den damit verbundenen Nachrichten verarbeitet. Wenn du Google Meet verwendest, können zusätzlich deine Teilnahme-, Audio- und Videodaten sowie technische Verbindungsdaten verarbeitet werden. Ich plane keine Aufzeichnung des Kennenlerngesprächs; eine solche wäre nur nach eigener Prüfung und gesonderter Information zulässig.

Die Datenverarbeitung zur von dir gewünschten vorvertraglichen Terminvereinbarung stütze ich grundsätzlich auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Soweit die sichere Terminverwaltung, Missbrauchsabwehr oder technische Kommunikation darüber hinaus erforderlich ist, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unbeteiligten Personen werden keine inhaltlichen Kalendereinträge oder Gesprächsinformationen öffentlich angezeigt. 

Alternativ kannst du eine persönliche Terminanfrage per E-Mail oder über das Anfrageformular senden. Eine solche Anfrage reserviert noch keinen Termin; die Verarbeitung richtet sich nach Abschnitt 3.1 beziehungsweise 3.2.

3.5 Freiwillige Sprachchecks und Kleingruppenvormerkung

Die Sprachchecks für Deutsch, Englisch und Französisch enthalten kurze schriftliche Multiple-Choice-Aufgaben. Sie dienen der ersten Orientierung und sind keine offizielle Prüfung oder bestätigte GER-Einstufung. Die Formulare fragen weder Namen noch E-Mail-Adressen ab. Antworten und Ergebnis werden in Google Forms verarbeitet, aber keiner Kundendatei zugeordnet. Google kann zusätzlich technische Zugriffs- und Sicherheitsdaten verarbeiten. Die Nutzung ist freiwillig; du kannst auch persönlich um eine Einschätzung bitten. Grundlage der von dir angeforderten Orientierung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit sie der Vertragsanbahnung dient, andernfalls Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (Interesse an einer passenden unverbindlichen Orientierung).

Bei der unverbindlichen Kleingruppenvormerkung verarbeite ich deine Kontakt-E-Mail-Adresse, gewünschte Sprache, vorläufiges Sprachniveau, Format und mögliche Tage oder Zeitfenster. Name, Lernziel oder Schwerpunkt und eine Nachricht sind freiwillig. Ich nutze die Angaben, um eine passende Gruppe zu prüfen und dir gegebenenfalls ein konkretes Angebot zu senden. Die Vormerkung ist keine Buchung, garantiert keinen Platz und löst weder Zahlung noch Newsletteranmeldung aus. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für die von dir gewünschte Vertragsanbahnung. Ohne die nötigen Kontakt-, Sprach- und Zeitangaben ist eine Vermittlung in eine passende Gruppe nicht möglich. Du kannst dich auch per E-Mail vormerken lassen.

4. Google-Forms-Antwortentwürfe und Zugriff

Google kann bei angemeldeten Google-Nutzer:innen Eingaben in Google Forms als Entwurf zwischenspeichern, wenn diese Funktion für ein Formular aktiviert ist. Google beschreibt dafür grundsätzlich eine Speicherdauer von bis zu 30 Tagen. Für das Caring-Words-Anfrageformular und das Feedbackformular ist die automatische Entwurfsspeicherung nach dem geprüften Stand vom 11.10.2026 deaktiviert. Ein nicht abgesendeter Entwurf ist von der bei mir eingegangenen Formularantwort zu unterscheiden.

Die Formulare selbst können bei Google technisch erforderliche Identifizierungs-, Sicherheits-, Zugriffs- oder Sitzungsinformationen verarbeiten. Das gilt unabhängig davon, ob ich Antworten persönlich lese. Maßgeblich sind die tatsächlich aktivierten Formulareinstellungen und die Hinweise von Google.

5. Cookies und ähnliche Technologien

Für die von mir verwaltete Google-Sites-Website ist nach dem zuletzt dokumentierten Einstellungsstand keine Google-Analytics-ID verbunden. Ich plane auf der Website kein eigenes Marketingtracking und keine unnötigen YouTube-, Maps- oder Social-Media-Einbettungen. Die tatsächlichen Dienste Google Sites, Google Forms, gegebenenfalls Google Calendar/Meet sowie die eigenständige Learning-Space-Anwendung können Cookies, Sitzungskennungen und ähnliche Speicher- und Zugriffstechnologien verwenden.

Nach § 25 TDDDG ist für das Speichern von Informationen auf deinem Gerät oder den Zugriff darauf grundsätzlich eine vorherige informierte Einwilligung erforderlich. Eine Ausnahme kommt insbesondere in Betracht, wenn ein Zugriff unbedingt notwendig ist, um einen von dir ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen. Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist zusätzlich eine Rechtsgrundlage nach der DSGVO erforderlich. Nicht erforderliche Technologien dürfen nicht vor einer wirksamen Einwilligung eingesetzt werden. Der Learning Space hat eigene Sitzungs- und Cache-Technologien, die dort gesondert erläutert werden.

6. Empfänger und mögliche Übermittlung in Drittländer

Für die Bereitstellung der Google-Sites-Website, Forms-Antworten, geschäftlichen E-Mails und gegebenenfalls Calendar-/Meet-Termine nutze ich die hierfür eingesetzten Google-Dienste sowie deren vertraglich vorgesehene verbundene Unternehmen und Unterauftragsverarbeiter. Die aktuellen Listen veröffentlicht Google. Bei Telefonkontakten erhalten beteiligte Telekommunikationsanbieter die erforderlichen Verbindungsdaten. 

Bei Google-Diensten können Übermittlungen oder Zugriffe außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen. Google beschreibt hierfür datenschutzrechtliche Instrumente wie Angemessenheitsbeschlüsse und – soweit einschlägig – Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO. Ob ein konkreter Transfer vom EU–US Data Privacy Framework erfasst ist, richtet sich insbesondere nach dem tatsächlich beteiligten zertifizierten Empfänger und der gültigen Zertifizierung. Eine ausschließliche Speicherung in der EU wird nicht zugesagt.

Weitere Informationen findest du in der Google Cloud Privacy Notice, den Datenschutzbedingungen für Google Workspace und der aktuellen Liste der Unterauftragsverarbeiter. Zu den konkret einschlägigen Garantien und deren Kopie kannst du mich unter hello@cwcaringwords.com kontaktieren. 

7. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Ich bewahre Daten nur so lange auf, wie sie für die beschriebenen Zwecke benötigt werden oder ein rechtlicher Grund für eine weitere Aufbewahrung besteht. Eine abgeschlossene Anfrage ohne Vertrag wird intern grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss auf Löschbedarf geprüft; das ist ein Prüftermin und keine pauschale Aufbewahrungspflicht. Nach einer erforderlichen Übernahme von Google-Forms-Daten prüfe ich die verbliebene Rohantwort grundsätzlich binnen 90 Tagen auf Löschung. Auch dies ist ein interner Review und keine automatische Löschung.

Bei Feedback und Beschwerden prüfe ich nach Abschluss des Vorgangs, welche Angaben für Maßnahmen, Nachweise oder eine mögliche Rechtsverteidigung noch erforderlich sind. Termin- und Meetingdaten werden nach Durchführung oder Stornierung auf weiteren organisatorischen Bedarf geprüft; der Kalenderbestand wird nach dem bisherigen Löschkonzept regelmäßig jährlich kontrolliert. Für vertrags-, geschäftsbrief- und steuerlich relevante Unterlagen gelten gegebenenfalls gesetzliche Aufbewahrungsfristen – je nach Unterlagenart typischerweise sechs, acht oder zehn Jahre. Ein bloßer Websitebesuch oder eine allgemeine Anfrage rechtfertigt keine pauschale Speicherung für diese Fristen.

Löschungen und Einschränkungen berücksichtigen gegebenenfalls Gmail, Forms, Calendar, Drive sowie geschützte Nachweise und technische Kopien. Die Entfernung einer Formularantwort allein entfernt eine eventuell getrennte Exportkopie nicht automatisch. Soweit ein Anbieter eigenverantwortlich Dienstedaten verarbeitet, gelten seine gesonderten Aufbewahrungsregeln. 

8. Caring Words Learning Space

Der persönliche Lernbereich ist eine separate Anwendung unter https://learning.cwcaringwords.com. Vor der Anmeldung steht dort die aktuelle Datenschutzinformation unter https://learning.cwcaringwords.com/privacy?lang=de bereit. Sie beschreibt die aktiven Datenverarbeitungen der Lernplattform, insbesondere Zugang, Sitzungen, Kursinformationen, Termine, Hausaufgaben, freigegebene Materialien sowie persönliche Lernfunktionen. Für die Verarbeitung im Learning Space gilt diese separate Information ergänzend; die Website-Datenschutzerklärung ersetzt sie nicht.

Der Learning Space wird produktiv für freigegebene Kurse mit erwachsenen Lernenden eingesetzt. Der persönliche Codezugang eröffnet nur den jeweils berechtigten Lernbereich. Die jeweils aktuelle Datenschutzinformation beschreibt die freigegebenen Funktionen und ihre Datenverarbeitung.

9. Deine Rechte und Beschwerdemöglichkeit

Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft und Kopie (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kannst du sie jederzeit für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung bleibt bestehen.

Soweit ich eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO stütze, kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen (Art. 21 DSGVO). Bei einer solchen berechtigten Einwendung verarbeite ich die Daten grundsätzlich nicht weiter, soweit keine vorrangigen zwingenden Gründe oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen entgegenstehen. Anfragen zu deinen Rechten richtest du an hello@cwcaringwords.com.

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit: https://datenschutz.hessen.de/service/beschwerde-uebermitteln. Im Rahmen der hier beschriebenen Website- und Kontaktverarbeitung treffe ich keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung (einschließlich entsprechenden Profilings).